Горская А. А. Опыт конфигурирования программы учета фондов НИКА-музей

Впервые программа НИКА-музей была приобретена музеем в 2006 году. Но заполнение базы данных долгое время не начиналась, так как была приобретена лицензия всего лишь на одно рабочее место. Через несколько лет на грантовые деньги были куплены еще несколько лицензий и инструментарий для возможности изменения конфигурации программы. Разработчик обещал, что, обладая им, музей сможет самостоятельно настроить программу, вносить в нее изменения и даже создавать «одним щелчком мыши» электронные каталоги и презентации. Но на деле все оказалось не так просто.

В начале работы мы имели диск с программами, руководствами пользователя для каждой из них и три конфигурации, созданные для Новгородского музея, ГИМа и для музея имени А. Рублева. В составе приобретенных программ были:

— «НИКА-музей» — рабочее место для пользователя;

— «Администратор» — программа для администрирования хранилищ документов, в которых будут работать пользователи;

— «Дизайнер отчетов» — программа для создания форм текстовых отчетов;

— «Генератор отчетов» — еще одна программа создания отчетов, предназначенная, видимо, для работы с сервером. Однако в дальнейшем выяснилось, что разработчики не реализовали возможность сетевой работы программы НИКА-музей;

— «Дизайнер форм» — программа для создания и изменения форм ввода данных;

— «Менеджер форм» — программа, показывающая, какие формы установлены в хранилище;

— «Архиватор форм» — программа для создания (загрузки) пакетного файла форм в хранилище;

— «Мастер публикации» — программа для создания электронных каталогов.

Первоначально в тестовое хранилище была загружена одна из приложенных конфигураций, чтобы можно было познакомиться с логикой работы программы.

Выяснилось, что главной формой программы, ее «ядром», является форма «Предмет», куда вносится вся известная информация о музейном предмете. Все остальные формы — акты, описи и т. д. — вторичны и черпают сведения об экспонатах именно из формы «Предмет». Таким образом, программа НИКА-музей по сути является электронным каталогом, а не программой учета, и автоматически производить подсчеты по движению предметов не может. Узнать, сколько выдано и сколько вернулось в хранилище предметов можно только путем формирования запроса с условиями. При этом поиск работает только по одной форме документов (хотя в документации говорилось о том, что в новых версиях реализован поиск по нескольким формам, оказалось, что новых версий программы НИКА-музей нет) — или по форме какого-либо Акта или по форме «Предмет». Но в форму «Предмет» данные о движении вносятся вручную, поэтому велик риск появления ошибки, или же оператор может просто пропустить какой-либо предмет, и он «выпадет» из учета. То есть, если необходимо выяснить, сколько и каких предметов были выдано, к примеру, на выставки в течение года — можно только отобрать Акты, а список предметов придется формировать уже вручную, что очень неудобно.

Кроме того, при тестовом заполнении базы данных оказалось, что некоторые поля форм ввода не соответствуют внутренней музейной ситуации. К счастью, поправить их заголовки в программе «Дизайнер форм» не составило труда. Гораздо большие затруднения вызвал вывод текстовых отчетов, поскольку их формы и формулировки не соответствовали принятым в музее. Попытки открыть для редактирования предложенные в конфигурациях формы в программе «Дизайнер отчетов» не увенчались успехом — открылось всего несколько простых форм («Упаковочный лист», «Учетная карточка», «Каталог»), а остальные формы не открывались — программа сообщала, что невозможно открыть отчет, так как конфигурационный файл имеет устаревшую версию или создан в другой программе.

Руководство к программе не внесло ясности. В нем рекламировалась легкость и простота работы с программой, однако даже приведенные в нем примеры отчетов — преимущественно почему-то в сфере торговли — наводили на мысль о недоработанности всей системы НИКА-музей. «Загадочные» отчеты состояли из нескольких файлов: файла базы данных *.mdb, файла неизвестного нам пока предназначения с расширением *.rpt, а также двух файлов с расширением *.xlst (это файлы языка разметки документов) и одного файла конфигурации отчета с расширением *.xml. Стало ясно, что за графическое представление отчета отвечает файл *rpt. Выяснилось, что сами разработчики, создававшие конфигурации для крупных музеев — ГИМа и ЦМиАРа, — не пользовались собственным редактором отчетов, предпочтя уже давно существующий на рынке мощный редактор Crystal Reports, который и создавал данный файл. К сожалению, даже получив этот редактор, открыть файлы отчетов не удалось — выяснилось, что наши файлы были созданы в более ранее версии редактора и в новой не поддерживаются. Пришлось искать более раннюю версию редактора и уже в нее вносить все необходимые изменения. Конечно, можно было воспользоваться имеющимся в составе пакета редактором и с нуля создать все формы отчетов, но редактор оказался очень неудобен в использовании. После того, как все нужные изменения в конфигурацию были внесены, нас все еще поджидали недокументированные в руководствах пользователей и администратора сюрпризы. Оказалось, что программа не преобразует автоматически изображение предмета в несколько заявленных в форме «Электронное изображение» размеров (для печати, просмотра на экране и совсем маленькую картинку-«марку»), сохраняя только оригинал. Разгадка была проста (но как долго ее искали!) — чтобы преобразовать изображение, требовался какой-либо графический редактор. Предположили, что это может быть Photoshop. Но с установленным на нашем компьютере Photoshop CS4 НИКА-музей ничего общего иметь не хотела. Пришлось предположить, что, как и в случае с Crystal Reports, ей требуется более ранняя версия. Так и случилось: с Photoshop CS2, редактором-современником НИКИ, она исправно преобразовывала изображения.

К сожалению, выводы из опыта конфигурирования НИКИ напрашиваются не слишком хорошие. Во-первых, вопреки ожиданиям программа оказалась не похожа на бухгалтерские или складские программы учета, автоматически делающие проводки (если на одном складе убыло, то на другом прибыло). И даже в качестве электронного каталога НИКА может быть неудобна — кто знает, как она поведет себя, когда число введенных в базу предметов станет значительным. Кроме того, отсутствует сетевая версия программы, значит информацию, которая вводится на разных компьютерах, нужно переносить на компьютер главного хранителя и зав. сектором учета вручную. При этом опыт показал, что программа может работать нестабильно, соответственно, всегда будет риск потерять введенную информацию. Во-вторых, отсутствует техническая поддержка программы. Сложилось впечатление, что разработчики «похоронили» этот проект и не хотят больше тратить на него силы, так как за прошедшие шесть лет не появилось новой версии программы. Может быть невысокая, по сравнению с конкурентными разработками, цена программы (15 000 рублей за рабочее место и 45 000 рублей за инструментарий) изначально была лишь приманкой: за изменение одной лишь формы разработчики запросили по 15 000 рублей, при этом форм в программе более тридцати. Дешевая, на первый взгляд, программа является очень дорогой в обслуживании. Платить за переделку конфигурации пришлось бы каждый раз, когда менялись бы формы актов; при этом новая музейная инструкция до сих пор не принята.

Не вызывает доверия и отсутствие открытой документации по программе. Необходимость иметь для работы с НИКОЙ еще две весьма дорогие программы — Crystal Reports и Photoshop — может стать неприятным сюрпризом для музея, не располагающего свободными средствами.

В заключение все же хотелось бы добавить ложку меда в бочку дегтя под названием НИКА-музей: благодаря ей нам удалось познакомиться со многими новыми информационными технологиями, с которыми — кто знает? — пришлось ли бы встретиться музейному работнику в повседневной жизни.